Xây dựng và
áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
Việc xây dựng HTQLCL theo mô hình ISO 9001 phụ thuộc một số
yêu tố, như:
-
Tính chất kinh doanh
-
Tình trạng kiểm soát chất lượng hiện hành của tổ
chức
-
Yêu cầu của thị trường
Yêu tố quyết định đến sự thành công của việc áp dụng là ban
lãnh đạo DN phải tin tưởng rằng việc áp dụng ISO 9001 sẽ :
-
Đem lại lợi ích cho việc kinh doanh
-
Và, có sự cam kết đối với chất lượng
Việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo ISO 9001 cũng tương tự
như tiến hành một dự án. Đấy là quá trình phức tạp, đòi hỏi sự quyết tâm và nổ
lực của toàn thể DN mà trước hết là sự quan tâm và cam kết của lãnh đạo.
Để theo dõi, cần phân thành một số bước (gợi ý), nhóm thành
bốn giai đoạn:
Giai đoạn 1 – Phân tích tình hình và hoạch định
1.
Sự cam kết của lãnh đạo
LĐ cần
có sự camkết và quyết định phạm vi áp dụng ISO 9001 tại DN, trên cơ sở:
-
Phân tích tình hình quản lý hiện tại trong DN
-
Xác định vai trò của CL trong hoạt động kinh
doanh
-
Xu hướng chung trên thế giới
-
Định hướng hoạt động của DN
-
Lợi ích lâu dài của việc xây dựng HTQLCL
-
Coi hoạt động QLCL là hoạt động quản lý cải tiến
kinh doanh.
2.
Lập kế hoạch thực hiện, thành lập ban chỉ đạo,
nhóm công tác
Lãnh
đạo DN lập kế hoạch về nguồn lực (tài chính, nhân lực, thời gian,…), thành lập
ban dự án.
Với những DN lớn, có thể phân ban dự án thành ban chỉ đạo và
nhóm công tác. Thành phần và nhiệm vụ có thể như sau:
a.
Ban chỉ đạo
Thành phần: lãnh đạo cấp cao và trưởng các bộ phận.
Nhiệm vụ:
-
Lập chính sách chất lượng
-
Chỉ định đại diện của lãnh đạo về chất lượng
-
Lập kế hoạch tổng thể của dự án
-
Lựa chọn tư vấn để giúp xây dựng và áp dụng hệ
thống tài liệu, đào tạo nhân viên.
-
Phân bổ nguồn lực
-
Điều phối, phân công công việc của dự án cho các
đơn vị
-
Theo dõi và kiểm tra dự án
b.
Nhóm công tác
Thành phần: gồm các cá nhân các đơn vị chức năng, có hiểu biết sâu về
công việc của đơn vị, có nhiệt tình xây dựng HTQLCL.
Ban chỉ đạo chỉ định nhóm trưởng
có năng lực và kinh nghiệm, thường là người sẽ được cử làm đại diện lãnh đạo
sau khi HTQLCL chính thức bước vào hoạt động.
Nhiệm vụ:
-
Phân tích thực trạng
-
Lập kế hoạch chi tiết cho dự án ISO 9001
-
Viết hệ thống tài liệu
-
Đào tạo nhân viên về ISO 9001
-
Phối hợp các hoạt động thực hiện của các đơn vị
-
Theo dõi việc thực hiện, báo cáo Ban chỉ đạo
-
Tổ chức đánh giá nội bộ
-
Tham gia góp ý về hoạt động khắc phục với các
đơn vị, làm việc với các chuyên gia tư vấn trong việc xây dựng HTQLCL
-
Bố trí việc đánh giá để xin chứng nhận.
Nhóm công tác cần có thư ký và tuỳ theo quy
mô của tổ chức cần có thêm một vài nhân viên chuyên trách cho dự án.
Nhóm công tác cần có phương tiện làm việc cần
thiết như địa điểm, máy tính, …
3.
Chọn tư vấn bên ngoài
Để hoạt động tư vấn có hiệu quả, cần lưu ý
những điều sau:
-
Bắt đầu làm việc với tư vấn càng sớm càng tốt, để
tránh mất thời gian, đi đường vòng và để tư vấn có thời gian tìm hiểu DN
-
Bài bản làm sẵn không bao giờ có kết quả, cần xuất
phát từ điều kiện thực tế của DN. Bản thân DN phải xác định chiến lược, mụctiêu,
thủ tục về CL, không thể phó thác hoàn toàn cho tư vấn.
-
Công việc của tư vấn là hướng dẫn, đào tạo,
không phải làm thay DN, người xây dựng các văn bản cụ thể không phải ai khác mà
chính là cán bộ của DN.
-
Để có sự phối hợp tốt với tư vấn, lãnh đạo DN phải:
·
Thống nhất về phạm vi cần xây dựng HTQLCL (Sản
phẩm dịch vụ nào, địa điểm, tiến độ thực hiện,…;
·
Giải thích cho tư vấn về phạm vi, mục đích kinh
doanh, khách hàng;
·
Giành nguồn lực cho hoạt động QLCL, ít nhất ở mức
độ do tư vấn đề nghị;
·
Theo dõi hoạt động của dự án.
-
Một khi đã tin tưởng vào sự lựa chọn, coi tư vấn
như một thành viên của đội ngủ quản lý, DN nên mời tư vấn tham gia vào việc lựa
chọn và đàm phán với tổ chức chứng nhận và với một số khách hàng đặc biệt.
4.
Xây dựng nhận thức chung về ISO 9001 trong tổ chức
Để triển khai HTQLCL trong DN có kết quả, cần
có các chương trình đào tạo nhận thức đào tạo ở các mức độ khác nhau cho cán bộ
lãnh đạo DN, các thành viên trong ban chỉ đạo, lãnh đạo các đơn vị và cán bộ
nhân viên về ý nghĩa mục đích của việc áp dụng ISO 9001 trong DN, cách thức thực
hiện, vai trò, trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống đó.
5.
Đào tạo về xây dựng hệ thống tài liệu
Xây dựng hệ thống tài liệu là một nội dung
cơ bản trong dự án. Đối tượng tham gia là các thành viên nhóm công tác.
Nội dung đào tạo đi sâu về cách viết sổ tay
chất lượng, các thủ tục, qui trình, hưỡng dẫn, kiểm soát, thử nghiệm.
6.
Khảo sát hệ thống hiện có
Việc khảo sát hệ thống hiện có nhằm xem xét
trình độ hiện tại của quá trình đang được thực hiện tại DN.
Sau đó, so sánh hệ thống này với các yêu cầu
của tiêu chuẩn ISO 9001, tìm ra những lỗ hổng, và lập kế hoạch cụ thể để có những
bổ sung cần thiết.
Lưu ý rằng rất nhiều tài liệu thu được
trong bước này có thể sử dụng được để đưa vào HTQLCL mới.
7.
Lập kế hoạch thực hiện chi tiết
Sau khi đã xác đinh lĩnh vực cần có các thủ tục
và hưỡng dẫn công việc, nhóm Công tác xác định tiến độ thực hiện, trách nhiệm của
các đơn vị và cá nhân liên quan.
Giai đoạn 2 – Viết
các tài liệu của HTQLCL
8.
Viết tài liệu
Đây là hoạt động mất nhiều thời gian và
công sức nhất.
Hệ thống tài liệu nói chung gồm 3 cấp: sổ
tay chất lượng, các thủ tục/ qui định chung, chỉ dẫn công việc (bao gồm cả các
tài liệu kỹ thuật, qui trình công nghệ, hướng dẫn thao tác, tiêu chuẩn, mẫu biễu,
kế hoạch chất lượng,…). DN nhỏ thường gộp cả ba cấp thành một sổ tay.
Cần có danh mục tài liệu cần xây dựng, người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành.
9.
Phổ biến, đào tạo
Phổ biến cho các bộ phận, cá nhân có liên
quan về phương pháp và qui định đã được lập văn bản hay đã thống nhất.
Nếu coi nhẹ công việc này dẫn đến áp dụng
nhưng không hiểu hết nội dung nên áp dụng không đầy đủ.
Giai đoạn 3 – Thực hiện
và cải tiến
10. Công
bố áp dụng
Lãnh đạo công bố chỉ thị về việc thực hiện
các yếu tố của HTQLCL, quyết định ngày tháng áp dụng, gửi hướng dẫn thực hiện.
Một số qui định có thể được áp dụng ngay
không cần đợi đến khi toàn bộ hệ thống tài liệu được xây dựng xong.
DN nhỏ thường áp dụng đồng thời, DN lớn
HTQLCL được áp dụng thí điểm tại vài đơn vị để rút kinh nghiệm, sau đó mở rộng
ra.
11. Đánh
giá chất lượng nội bộ
Thường sau một tháng áp dụng, DN tổ chức
đánh giá nội bộ để xem xét sự phù hợp và hiệu lực của HTQLCL.
Một số cán bộ đã được đào tạo có thể tiến
hành đánh giá chất lượng nội bộ, việc này có thể được tiến hành nhiều lần, cho
đến khi hệ thống được vận hành đầy đủ.
Giai đoạn 4 – Chứng
nhận
12. Tiếp
xúc với tổ chức chứng nhận
Trước khi xin chứng nhận, DN cần tiếp xúc tổ
chức chứng nhận để có lựa chọn tổ chức thích hợp với bản chất kinh doanh của DN
và các yếu tố như chi phí, điều kiện địa lý,…
Nếu thốngnhất DN nộp hồ sơ theo mẫu của tổ
chức chứng nhận.
13. Đánh
giá sơ bộ (đánh giá trước chứng nhận)
Trước khi nộp đơn xin chứng nhận, DN có thể
yêu cầu tổ chức chứng nhận đánh giá sơ bộ.
Mọi sự không phù hợp hay những điều cần lưu
ý khác được phát hiện trong quá trình
đánh giá sơ bộ sẽ được thông báo cho DN.
Sau khi mọi khiếm khuyết đã được khắc phục,
bao gồm cả việc sửa đổi tài liệu, DN có thể yêu cầu đánh giá chính thức.
14. Đánh
giá chính thức
Gồm hai phần: đánh giá tài liệu và đánh giá
việc áp dụng.
Mục đích của đánh giá tài liệu (sổ tay, các
thủ tục liên quan) là xem xét sự phù hợp của HTTL so với các yếu tố của tiêu
chuẩn ISO. Việc này thường được tiến hành một khoảng thời gian trước khi đánh
giá áp dụng. Nếu có đánh giá sơ bộ thì việc đánh giá tài liệu được tiến hành
trước đó.
Sau khi đánh giá tài liệu, DN sẽ được thông
báo về những thiếu sót hoặc những điểm không phù hợp của HTQLCL và thời gian khắc
phục trước khi đánh giá áp dụng tại DN.
Đánh giá áp dụng tại DN là sự xem xét một
cách hệ thống, nhằm xác định xem các yếu tố của HTQLCL có áp dụng có hiệu lực
hay không.
Kết thúc quá trình đánh giá, đoàn đánh giá
ra thông báo kết quả đánh giá, nếu phát hiện điểm không phù hợp thì trong một
thời hạn xác định, DN cần có hành động khắc phục thoả đáng.
15. Quyết
định chứng nhận
Sau khi xét thấy DN chứng tỏ đã thực hiện
hành động khắc phục, và thoả mãn các yêu cầu đã qui định, tổ chức chứng nhận ra
quyết định chứng nhận.
Giấy chứng nhận chỉ rõ phạm vị, lĩnh vực hoạt
động, tại một địa bàn cụ thể, có HTQLCL đã được đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn
ISO.
Việc xác định rõ những sản phẩm hoặc dịch vụ
không có nghĩa là chính các sản phẩm và dịch vụ đó được chứng nhận.
Giấy chứng nhận có hiệu lực trong một số
năm với điều kiện DN tuân thủ các yêu cầu của tổ chức chứng nhận.
16. Giám
sát sau chứng nhận và đánh giá lại
Trong thời hạn giấy chứng nhận có hiệu lực,
tổ chức chứng nhận đánh giá giám sát theo định kỳ (thường một năm hai lần) đối
với DN được chứng nhận để đảm bảo rằng HTQLCL này vẫn tiếp tục hoạt động phù hợp
với các yêu cầu của tiêu chuẩn.
Ngoài đánh giá giám sát định kỳ, tổ chức chứng
nhận có thể đánh giá đột xuất nếu có bằng chứng rằng HTQLCL không phù hợp với
những yêu cầu tiêu chuẩn, hoặc không được áp dụng có hiệu lực.
Hết thời hạn hiệu lực, tổ chức chứng nhận sẽ
đánh giá lại.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét